Der Moment, den jeder Personalberater kennt: Das Mandat ist gewonnen. Der Kunde ist motiviert. Alle wollen „jetzt schnell loslegen“. Und dann beginnt das eigentliche Chaos. Kick-off-Call. Notizen irgendwo. Halbe Infos. Unklare Anforderungen. Rückfragen ans Team. Rückfragen an den Kunden. Korrekturschleifen. Zeitverlust. Nicht, weil du schlecht arbeitest. Sondern weil der Kick-off bei den meisten Personalberatern komplett manuell abläuft. Und genau das ist heute nicht mehr nötig.

Der Kick-off ist einer der wichtigsten Momente im gesamten Projekt. Und gleichzeitig einer der ineffizientesten. Was wir im Markt immer wieder sehen: – Kick-offs werden nicht sauber dokumentiert – Wissen bleibt im Kopf des Beraters – Team arbeitet mit Interpretationen statt Fakten – Kunden sagen später: „So war das aber nicht gemeint“ – Suchprofile werden mehrfach angepasst – Projekte starten langsamer als nötig Das kostet dich: – Zeit – Energie – Marge – Vertrauen Und vor allem: Geschwindigkeit. In einem Markt, in dem Geschwindigkeit ein echter Wettbewerbsvorteil ist.

Was du verstehen musst Der Kick-off ist kein Gespräch. Der Kick-off ist ein Datenpunkt. Und alles, was ein Datenpunkt ist, kann automatisiert, strukturiert und skaliert werden. Nicht, um unpersönlich zu werden. Sondern um präziser zu werden.

Lass uns einmal durchspielen, wie ein moderner Kick-off in der Personalberatung heute aussehen kann. Nicht theoretisch. Sondern praktisch. Schritt 1: Kick-off aufnehmen – vollständig Der Kick-off-Call wird ganz normal geführt. Kein anderes Verhalten. Keine neue Technik für den Kunden. Aber: – der Call wird aufgezeichnet – automatisch transkribiert – sicher gespeichert Kein Mitschreiben mehr. Kein „Ich hör mir das später nochmal an“. Kein Informationsverlust. Alles, was gesagt wird, ist dokumentiert. Wort für Wort. Schritt 2: KI extrahiert die relevanten Informationen Jetzt passiert das, was den Unterschied macht. Eine KI analysiert das Transkript und zieht automatisch heraus: – Anforderungen an die Rolle – Muss- und Kann-Kriterien – fachliche Skills – kulturelle Erwartungen – No-Gos – Reporting-Linien – Entscheidungsprozesse – Zeitpläne – Besonderheiten des Kunden Nicht interpretiert. Sondern sauber strukturiert. Das Ergebnis: Ein klarer, einheitlicher Informationsstand – für alle. Schritt 3: Stellenanzeige wird automatisch erstellt Basierend auf diesen Daten entsteht automatisch: – eine saubere Stellenanzeige – sprachlich konsistent – fachlich korrekt – auf den Kunden zugeschnitten Kein Copy-Paste. Kein Neu-Schreiben. Kein „kannst du mir nochmal sagen, wie…“. Die Anzeige basiert exakt auf dem, was im Kick-off besprochen wurde. Schritt 4: Team-Briefing wird automatisch generiert Parallel dazu wird ein internes Briefing erstellt: – Kurz-Zusammenfassung des Kunden – Ziel der Suche – Prioritäten – Risiken – Besonderheiten – Kommunikationsregeln Dein Team weiß sofort: – worum es geht – was wichtig ist – worauf zu achten ist Ohne Rückfragen. Ohne Interpretationsspielraum. Schritt 5: Kundenprofil zur finalen Abstimmung Jetzt kommt ein entscheidender Punkt. Aus allen Informationen wird automatisch ein strukturiertes Kundenprofil erstellt: – Suchprofil – Rollenbeschreibung – Erwartungshaltung – Rahmenbedingungen Dieses Dokument geht an den Kunden zur finalen Freigabe. Das Ergebnis: – klare Abstimmung – dokumentierte Freigabe – keine Diskussionen Wochen später – keine „Das hatte ich anders gesagt“-Momente Qualität durch Klarheit. Schritt 6: Suchprofil für Research & Sourcing Aus der gleichen Datenbasis wird automatisch ein Suchprofil generiert: – für Active Search – für LinkedIn – für Datenbanken – für interne Tools Das bedeutet: Das Team startet sofort. Nicht nach Tagen. Nicht nach Korrekturschleifen. Sondern mit einem sauberen, freigegebenen Profil. Schritt 7: Projekt wird automatisch im CRM angelegt Zum Schluss: – Projekt wird im CRM erstellt oder ergänzt – Kunde ist sauber hinterlegt – Rolle ist dokumentiert – Status ist klar – Team ist zugewiesen Kein Nachpflegen. Kein Vergessen. Kein Excel-Chaos. Alles läuft aus einem Prozess.

Jetzt die entscheidende Frage: Warum ist das so wirkungsvoll? 1. Massive Zeitersparnis Was früher Stunden oder Tage gedauert hat, passiert jetzt automatisch. Deine Zeit geht nicht mehr in Dokumentation. Sondern in Wertschöpfung. 2. Höhere Produktivität Dein Team arbeitet nicht mehr mit Halbwissen. Sondern mit klaren, einheitlichen Informationen. Das reduziert Fehler. Und erhöht die Trefferquote. 3. Weniger Personalaufwand Viele interne Abstimmungen entfallen komplett. Weniger Rückfragen. Weniger Schleifen. Weniger Koordinationsaufwand. 4. Schnelleres Onboarding neuer Mandate Geschwindigkeit wird zum Vorteil. Du kannst schneller reagieren. Schneller liefern. Schneller Vertrauen aufbauen. Gerade in engen Märkten ein riesiger Hebel. 5. Mehr Qualität durch Dokumentation Alles ist nachvollziehbar. – für dich – für dein Team – für den Kunden Das hebt dich klar vom Wettbewerb ab.

Automatisierte Kick-offs sind nicht nur effizienter. Sie verändern deine Positionierung. Du wirkst: – strukturierter – professioneller – verlässlicher – skalierbarer Und genau das suchen Unternehmen heute bei Personalberatern. Nicht noch mehr Gespräche. Sondern klare Prozesse.

Der Kick-off ist der Startschuss jedes Projekts. Und genau dieser Moment entscheidet oft darüber, ob ein Mandat sauber läuft – oder holpert. Du kannst ihn weiter manuell abwickeln. Mit Notizen, Bauchgefühl und Korrekturschleifen. Oder du machst ihn zu einem systematischen, automatisierten Prozess, der für dich arbeitet. Nicht emotional. Nicht kompliziert. Sondern klar, schnell und skalierbar. Die Frage ist nicht, ob das technisch möglich ist. Die Frage ist nur, wie lange du dir noch leisten willst, es nicht zu tun.